HR-будни: как расставить приоритеты по Эйзенхауэру

Как расставлять приоритеты в делах по принципу Эйзенхауэра и отличить задачу, маскирующуюся под важную, а также почему надо жестко расставаться с «приятными» делами – порталу HR-tv.ru рассказал Альберт Мицевич , руководитель отдела по работе с персоналом МФО «Честное слово».

- Какие проблемы в расстановке приоритетов так или иначе приведут к завалам и хаосу?

- Отсутствие какого–либо планирования в принципе. Нужно определять для себя самые важные задачи на день, неделю, месяц. Для успешного выполнения работы рекомендую использовать планнинг (бумажный или электронный – как удобнее), т.к. в голове удержать все необходимые действия со сроками выполнения крайне сложно.

- Самые важные дела откладываются «на потом». Зачастую ключевые задачи – самые сложные и объемные, для их исполнения может понадобиться привлечение дополнительных ресурсов: временных, финансовых, человеческих.

Их исполнение ведет к выходу сотрудника из зоны комфорта, поэтому человек часто откладывает что-то неприятное на потом. Это - неправильный подход, самое важное нужно начинать и заканчивать в первую очередь.

- Хвататься сразу за все, не расставив приоритеты. В условиях завала нужно сразу же разделить свои дела на 4 основных блока по «принципу Эйзенхауэра»:

- важные и срочные : самые критичные задачи. Надо делать в первую очередь;

- важные и не срочные : задачи приближают вас к исполнению конечной цели, нельзя откладывать;

- срочные, но не важные : задачи, которые неспособны приблизить вас к достижению цели. Как правило, в этой группе находятся наиболее вредные дела, которые могут выдавать себя за те, которые относятся к первой группе. Не стоит принимать срочные задачи за важные. Нужно думать о целях.

- не важные и не срочные : задачи, которые не приносят вам никакого результата, но они являются интересными и приятными. С данными задачами стоит поступать как можно жестче. Можно их вообще вычеркнуть из списка или уделить им время по принципу остатка.

Читайте также: Увидел "Срочно!" – кидай в шредер. Как расставлять приоритеты в HR

- Ваши рекомендации по расстановке приоритетов конкретно в работе HR-специалиста.

- Правила едины для всех профессионалов, вне зависимости от рода деятельности: разделяй задачи по значимости, если запланировал – выполняй, а не откладывай на потом. Делай сначала все важное, даже если оно требует значительных усилий, а легкие и приятные дела можно выполнить позже, по мере снижения работоспособности в течение дня. Также важно уметь сказать «нет», если неожиданная просьба коллеги или друга мешает выполнению поставленной цели, может нарушить ваши планы на день.

Кроме того, умение делегировать часть своей работы является очень ценным навыком, который помогает высвободить достаточно времени для решения ключевых рабочих вопросов.

- Каналы поступления информации: телефон, почта, личное обращение - что в приоритете? Кому ответить первому?

- Приоритет в ответе зависит только от приоритета в задаче, канал поступления информации в данном случае не важен. Имеет значение только скорость передачи информации и результат. Что будет быстрее и эффективнее в данный момент времени – решить все одним телефонным звонком, обсудить вопрос по скайпу или потратить время на встречу и пообщаться лично.

В какой-то ситуации будет допустимо первое, иногда – второе, а есть ситуации, когда только третье вам даст желаемый эффект.

Читайте также: Как совместить 24/7 работу и личную жизнь

- Что касается правил, к примеру: «на письмо отвечать в тот же день», «опаздывать не более, чем на 15 минут» и т. д. Какие правила рекомендуете, а какие только мешают?

- Если вы работаете в коллективе, то тут стоит понимать, что правила пунктуальности и поведения в обществе придуманы не случайно. Они нужны для того, чтобы процесс взаимодействия между всеми участниками проходил максимально комфортно и результативно.

В условиях, когда между участниками рабочего процесса лежит дистанция, и общение проходит на официальном уровне, соблюдение общепринятых правил является обязательным, только если вы не договоритесь с остальными о том, что какими-то правилами можно пренебречь или заменить их.

Если же рабочая группа состоит из нескольких коллег, которые тесно общаются между собой, то допустимо создание неформальных договоренностей о способах взаимодействия и правилах поведения. Главное, чтобы они были понятны и приемлемы для всех участников, а также приближали к цели – выполнению главной задачи.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна