Как ускорить закрытие вакансий с помощью AI-скрининга резюме

Более 13 лет я занимаюсь процессами управления персоналом и внутренними сервисами. Из них свыше девяти лет работал на руководящих позициях в производственных и логистических компаниях. По этому опыту знаю, сколько разных задач может одновременно находиться у HR.

Подбор редко существует отдельно от остальной работы. Помимо поиска кандидатов и собеседований нужно заниматься адаптацией, решать кадровые вопросы, готовить внутрикорпоративные мероприятия. Сотрудники приходят со своими обращениями, руководители — со срочными задачами.

Я думаю, для многих знакома ситуация, когда утром планируешь разобрать отклики. Но на пороге появляется новичок, которому нужно помочь разобраться с документами, ответить на ряд появившихся вопросов, потом появляется один из руководителей, которому интересно как продвигается работа по его вакансиям. В итоге к разбору резюме возвращаешься между другими делами или уже вечером. При этом вакансия остаётся открытой, а руководитель ждёт кандидатов. Когда так работаешь несколько лет, замечаешь, сколько действий повторяется. Поиск и просмотр резюме, звонки, назначение встреч. Опыт растёт, но содержание рабочего дня почти не меняется.

Поэтому, разбираясь с автоматизацией, я сначала смотрю, как устроена сама работа. Где накапливаются отклики? Почему откладываются звонки? Какие сведения приходится вручную переносить из одного места в другое? После этого понятнее, какую задачу стоит передать ИИ и что должно измениться для рекрутера.

Что на своей практике я уже попробовал и что можно использовать в подборе.

Есть сервисы, которые разбирают входящий поток резюме, сравнивают их с требованиями вакансии и выстраивают кандидатов по степени соответствия. Система подсказывает с кем уже можно созвониться, над каким кандидатом подумать, а кому уже отказать. При этом по каждому кандидату система готовит развернутую оценку и пояснение (даже показывает реальную совместимость с руководителем). Эта же система работает и в режиме исходящего потока (если, например, у вас имеется база кандидатов, с которыми нужно оперативно связаться и пригласить на интервью). Таким образом система может обрабатывать до 1000 резюме в день, при этом вероятность совпадения оценки кандидата HR’ом будет достаточно высокой – около 95%. Рекрутер сам решает связываться дальше с кандидатом или нет.

Отдельно можно подключить голосового ИИ-ассистента. Он проводит первый разговор по согласованному сценарию, задаёт вопросы и сохраняет ответы. Система подстраивается под реплики кандидата и обрабатывает информацию в течение 1,5 секунд, после чего дает ответ. В результате получается живой диалог, а не заготовленная речь чат-бота. После подключения к системе подбора результаты появляются в карточке кандидата, где рекрутер видит запись звонка и транскрибацию.

Эти инструменты можно использовать как вместе, так и по отдельности. Например, сначала ускорить разбор откликов, если именно там не хватает времени. Или передать ассистенту короткие первичные звонки, если много времени уходит на уточнение одних и тех же условий.

Особенно хорошо работает такой сценарий в массовом подборе. Когда нужно связаться с большим количеством людей, даже короткий разговор с каждым занимает заметную часть дня.

До загрузки резюме стоит разобраться, кого мы ищем. Иначе система будет быстро применять условия, которые мы сами недостаточно хорошо продумали. В заявке могут одновременно стоять опыт в конкретной отрасли, знание определённой программы, образование и длинный список личных качеств. Но всё ли из этого, как говорится, «маст хэв»?

Допустим, руководитель ищет менеджера по продажам со знанием конкретной CRM. Стоит уточнить, готов ли он рассмотреть человека, который успешно работал в другой системе. Если обучение займёт немного времени, то требование знать конкретную CRM не должно повлиять на решение по кандидату.

Я бы отдельно выписал обязательный опыт, желательные навыки и вопросы для разговора. Чем понятнее требования, тем проще проверить выводы ИИ, а рекрутер и руководитель смогут обсуждать конкретные основания оценки.

Первый звонок часто нужен, чтобы выяснить несколько вещей: актуален ли поиск работы, интересна ли вакансия, подходят ли условия.

Возьмём подбор сотрудников на склад. До подробного интервью нужно уточнить, готов ли человек работать по предложенному графику, удобно ли ему добираться, устраивает ли оплата и когда он сможет выйти. Такие вопросы можно включить в сценарий голосового ассистента. Если кандидат не ответил, настроить повторную попытку звонка или отправить смс. Если попросил связаться вечером, зафиксировать удобное время.

Ассистент может отвечать на вопросы о вакансии в пределах подготовленной информации. Например, рассказать о графике, месте работы и порядке обучения. Вопросы, для которых ответа нет, система передает рекрутеру. Обещания от имени работодателя не должны появляться в разговоре случайно.

Если подключён календарь и подготовлен соответствующий сценарий, можно предложить кандидату свободное время для интервью.

При этом я бы предусмотрел возможность перейти к разговору с человеком. У кандидата может быть нестандартная ситуация или вопрос, который неудобно обсуждать с автоматическим собеседником.

Для рекрутера важно, чтобы результаты не приходилось собирать заново.

После разговора в карточке кандидата могут сохраняться статус, ответы на вопросы, краткий итог, запись и расшифровка. Если назначено интервью, там же должна быть его дата и время.

Например: «Вакансия подходит. Сменный график – важен. Зарплатные ожидания совпадают. Готов выйти через пару дней. Хочет уточнить, как проходит первый день и обучение». Рекрутер открывает карточку и продолжает разговор с этого места. При необходимости проверяет расшифровку или запись.

При запуске стоит прослушать первые звонки. Это, как правило, предусмотрено в системе, чтобы звонок не сразу делать кандидатам на рынке труда. По тестовым звонкам можно понять, где ассистент задаёт вопрос непонятно, какой информации о вакансии не хватает, корректный ли эмоциональный окрас и какие ответы он фиксирует неточно.

Я бы начинал с вакансии, по которой есть достаточно откликов и понятные требования. Так проще разобраться, где инструмент помогает, а где требует настройки.

Сначала нужно посмотреть, как выглядит текущая работа. Сколько времени занимает первичный разбор? Через какое время после отклика с кандидатом идет контакт и звонок? Сколько людей после этого доходят до интервью? Затем проверить ИИ на выбранные части резюме вместе с рекрутером. Разобрать расхождения и уточнить критерии. Если есть возможность, подключить руководителя к спорным примерам: иногда именно на них становится понятно, что стороны по-разному представляли нужного кандидата.

После этого можно пробовать на новых откликах. Первое время потребуется внимание к ошибкам и разговорам. Эти затраты тоже нужно учитывать при оценке результата.

До запуска также стоит согласовать, как решение подключается к системе подбора и телефонии, где хранятся данные и записи, кто имеет к ним доступ и как организована работа с согласиями кандидатов. Это лучше выяснить заранее, пока ещё можно спокойно изменить настройки.

Количество обработанных резюме само по себе мало что говорит. Важно, что изменилось дальше. Важно сравнить как было «до», и как стало «после» внедрения системы. Желательно SLA определить одинаковые.

Я бы смотрел не только на время рекрутера, но и на скорость первого контакта. Стал ли кандидат раньше получать ответ? Быстрее ли назначаются интервью? Устраивает ли руководителя опыт людей, которых ему предлагают?

Если обработка ускорилась, а подходящих кандидатов начали пропускать, нужно вернуться к требованиям и качеству оценки.

Общий срок закрытия вакансии тоже стоит измерять. Но он зависит ещё и от условий работы, количества этапов, доступности руководителя и скорости согласования предложения. ИИ-скрининг не устранит задержку, если после первого разговора человек неделю ждёт следующей встречи.

Для меня это один из главных вопросов. В HR новая работа находится быстро. Если заранее не решить, на что пойдут освободившиеся часы, их займут очередные срочные поручения.

Можно, например, вернуться к адаптации. Поговорить с новичками, проверить, что происходит в первый месяц, разобраться, почему люди уходят вскоре после выхода. Или выделить время на работу с руководителями, которая раньше всё время переносилась.

Высвобожденные часы сами по себе ещё не означают экономию денег. Но они дают возможность изменить содержание работы и довести до результата то, что давно откладывалось.

Когда из года в год повторяешь одни и те же действия, кажется, что по-другому уже не будет. Поэтому я бы начал с одного участка подбора, где много ручной работы. Проверил, что можно передать инструменту, и заранее выбрал задачу, которой займусь за счёт этого времени.

Например, выстроить первый месяц работы новичка, если раньше адаптация ограничивалась знакомством с коллегами и выдачей доступов. Тогда можно будет оценить и скорость обработки откликов, и то, что удалось сделать в остальных HR-задачах.